Dlatego przed przystąpieniem do jej przygotowywania warto wcześniej określić szczegółowy plan działania. Dzięki niemu wszystko będzie uporządkowane oraz nie zapomnimy o istotnych sprawach.
1. Jak zorganizować konferencję?
2. Wybór sali konferencyjnej
1. Jak zorganizować konferencję?
Reklama
Jak zorganizować konferencję – takie pytanie zadają sobie osoby, które mają w planach przygotowanie takie spotkania. Przede wszystkim plan działania – pomoże skoncentrować się na najważniejszych aspektach bez zbędnego chaosu, a dzięki temu zaoszczędzimy sobie stresu.
Głównym celem konferencji jest inspirowanie słuchaczy, dzielenie się wiedzą oraz zachęcanie do dyskusji. Celem konferencji biznesowej szczegółowe omówienie rozwoju przedsiębiorstwa, jego funkcjonowania. jednak konferencja może dotyczyć wielu zagadnień, w związku z tym jej sprecyzowany cel będzie się zmieniać.
Przede wszystkim powinieneś zadać sobie pytanie czy organizujesz konferencję cykliczną, aby móc odpowiednio zaplanować cały program spotkania i jego przebieg. W tym samym momencie należy określić temat konferencji, a co za tym idzie niezbędne będzie określenie również grupy docelowej. Lista gości jest ważna, ponieważ to dzięki dzięki niej będzie już wiadomo jakiej wielkości sali szukać, na ile osób zamówić catering i przygotować gadżety promujące daną firmę czy produkt.
Ważne jest również miejsce konferencji, jej data oraz zapewnienie uczestnikom komfortowych warunków. W przypadku zaproszenia osób z drugiego końca kraju, a nawet zagranicznych gości należy pamiętać również o zorganizowaniu noclegu. Przed rozpoczęciem wydarzenia należy wydrukować program konferencji, uwzględniając czas na przerwy oraz przewidywane zakończenie.
Budżet to również jeden z kluczowych czynników, o których wręcz trzeba pamiętać organizując konferencję i należy go określić jeszcze na długo przed planowaniem konferencji. Dzięki niemu unikniemy przykrych niespodzianek i stresu przez nieopłacone faktury. Przy organizacji konferencji można również rozważyć szukanie sponsorów, którzy dzięki temu wydarzeniu promują swoją firmę, a organizator zyskuje dodatkowe fundusze, które pomogą mu poprawić jakość wydarzenia.
Kiedy organizacja konferencji jest już dopięta na ostatni guzik, goście są zaproszeni, wtedy warto pomyśleć o jej wypromowaniu. Promowanie konferencji może odbywać się np. w mediach społecznościowych lub poprzez stworzenie profesjonalnej strony internetowej. Jeśli jest to konferencja cykliczna, dobrym pomysłem będzie zaproszenie dziennikarzy, dzięki którym informacja o danym wydarzeniu dotrze do większej ilości osób, a jednocześnie media tradycyjne wciąż uchodzą za bardziej wiarygodne.
2. Wybór sali konferencyjnej
Planowanie konferencji to szereg czynności, w tym również wybór sali konferencyjnej. A ta, powinna zapewnić jak największy komfort uczestnikom wydarzenia, być wyposażona w niezbędny sprzęt, jak np. rzutnik, mikrofon, odpowiednie nagłośnienie, klimatyzacja. Ważny jest również wystrój sali – powinna być czysta i elegancka, bez zbędnych zdobień i nietypowych kolorów przez które uczestnik eventu nie mógłby się skoncentrować.
W każdym większym mieście można śmiało znaleźć salę, która sprosta powyższym wymaganiom, Chcąc zorganizować wydarzenie w stolicy trzeba się liczyć jednak z nieco większymi kosztami. Ciekawym pomysłem jednak będzie konferencja w nadmorskim kurorcie lub w górach, dzięki czemu goście po zakończonym spotkaniu będą mogli zrelaksować się w przyjemnym otoczeniu. Tu z pomocą przychodzą sale konferencyjne Zakopane, które oferują pomieszczenia o najwyższych standardach i z całym potrzebnym wyposażeniem.
Organizować konferencje zawsze warto na minimum kilka miesięcy przed wybranym terminem wydarzenia, zgodnie z wcześniej stworzonym planem działania.
